Over Crups

Het CRUPS platform is ontstaan tijdens een sessie Succes in Business in Genval. 
Hierbij werd het schrijven van CRUPS behandeld en hoe dit de processen binnen je bedrijf duidelijk maakt voor de samenwerkers. Hierbij kwamen meerdere uitdagingen naar boven.

Beheer van de procedure
Al snel kom je hier op het idee om bestaande tools en methodes te gebruiken. Je kunt gebruik maken van bestaande oplossingen bijv. Word-files op een server, video’s op Youtube, bestanden in Dropbox, een ordner met print-outs. De uitdaging hierbij is dan weer om dit te communiceren in geval van wijzigingen. Een ander belangrijk aspect hierbij is echter de beveiliging. Immers als een samenwerker vertrekt, dan kan hij/zij in principe de blue-print van je bedrijf meenemen als bijv. alles in één ordner beschikbaar is.

Communiceren van een procedure
Als manager vraag je een samenwerker om een bepaalde taak uit te voeren. De basis van deze taak is hierbij een procedure. Welke manier van vragen wordt er hierbij gehanteerd? Persoonlijk, telefoon, mail, SMS, …? Als een samenwerker een bepaalde procedure moet uitvoeren moet hij de Word-file lezen, het filmpje bekijken, de map erbij pakken. Soms kan het ook een combinatie van deze media zijn. De samenwerker moet echter wel weten waar dit staat, moet eraan kunnen ook als hij niet op kantoor is, moet dit kunnen printen, ….

Controle van de taak
Als ik als manager een samenwerker een taak heb gegeven, hoe ga ik dit dan opvolgen? Bellen, mailen, SMS’en, … om te weten hoe ver het staat, hoe lang het nog gaat duren, wat er goed en fout loopt, …

Het idee
Op basis van deze drie uitdagingen is dan het idee ontstaan om hiervoor een platform te ontwikkelen waarmee ik:
- Procedures kan schrijven en aanpassen op basis van bouwstenen in tekst, lijsten, film, beelden, e-mails.
- Een procedure in de vorm van een taak kan toewijzen aan een samenwerker, eventueel in combinatie met een deadline.
- De samenwerker zijn taak zelfstandig kan laten uitvoeren, zijn subtaken afvinken, nodige data verzamelen en ingeven.

Zodat ik als manager op elk moment van de dag
- Een overzicht heb van geplande, lopende, afgewerkte en achterlopende taken
- Kan bijsturen daar waar nodig
- Kan zien of mijn organisatie in het groen, oranje of rood loopt